Enterré vivant: gérer l'avalanche de l'e-mail et du papier

L’employé moyen a aujourd’hui environ 37 heures de travail inachevé assis sur son bureau à tout moment. * Les tas de fichiers sur un bureau ou des centaines de courriels dans une boîte de réception ne sont pas seulement des indicateurs de beaucoup de travail à faire.Pour beaucoup, cela signifie qu’ils ont besoin d’aide pour s’organiser de manière tangible.

Vous pouvez vous demander: «Le volume du travail peut-il être la cause de la désorganisation ou y a-t-il une explication plus simple? Pour beaucoup, la réponse est simple mais complexe.

Qu’est-ce que c’est?Autrement dit: il est de l’incapacité de prendre des décisions.Si vous ne me croyez pas, regardez de plus près certaines des «trucs» que vous avez assis dans votre bureau en ce moment.L’encombrement est le résultat de décisions retardées.Chaque fois que vous prenez une décision sur ce qu’il faut faire avec un article, qu’il s’agisse d’un e-mail dans la boîte de réception ou d’un morceau de papier, vous êtes un peu plus près de l’organisation et d’un pas plus loin d’avoir un encombrement.En ce qui concerne les éléments des e-mails et du papier, apprenez à devenir un décideur rapide.

E-mail

Bien qu’il n’y ait pas d’argument par e-mail a amélioré la façon dont nous faisons des affaires, il a certainement apporté des complications avec son volume et son potentiel d’interruptions.Voici quelques conseils dans la gestion des e-mails:

Accordez-vous 15-20 minutes au début de chaque journée pour parcourir votre boîte de réception.Prendre des décisions rapidement sur autant que possible.Vos options incluent: Supprimer, transmettre, enregistrer, déposer, planifier un rendez-vous ou créer une tâche pour l’attention future.

Essayez de limiter le nombre de fois où vous vérifiez votre e-mail chaque jour à quatre à six fois.Pour certains, cela est plus facile à dire qu’à faire.Si vous vérifiez votre e-mail 15 fois dans une journée moyenne de 8 heures, vous interrompez votre concentration toutes les 32 minutes.

Arrêtez tout type de service de messagerie instantanée ou de notification par e-mail.Les notificateurs qui apparaissent dans le coin inférieur de l’écran de votre ordinateur sont comme des tout-petits tirant sur la jambe de votre pantalon.Ils continuent de mener votre attention jusqu’à ce que vous arrêtez ce que vous faites et vous vous tournez vers eux.EnceinLes rruptions réduisent les niveaux de productivité et les e-mails ne font pas exception.

Configurez les dossiers appropriés dans votre programme de gestion des e-mails.Prendre des décisions rapides sur les e-mails sera plus facile une fois que vous avez établi les dossiers appropriés.Parce que le courrier stocké ici compte plusieurs fois contre votre quota de stockage, considérez ces fichiers comme un endroit pour stocker les e-mails liés aux projets actuels uniquement.

Configurez des règles pour prévoir votre e-mail.Vous pouvez décider de trier automatiquement les e-mails dans les dossiers de fichiers au lieu de leur permettre d’atterrir dans votre boîte de réception.Ensuite, lorsque vous êtes prêt à vous concentrer sur un projet particulier, ce dossier de fichiers contient déjà des e-mails pertinents.

Gestion du papier

On a estimé que nous utilisons 20% de nos biens 80% du temps.Si nous appliquons ceci sur le papier, n’utilisons-nous vraiment que 20% du papier bombé de nos classeurs?Difficile à imaginer, mais très probablement vrai, il y a quelques conseils à mettre en œuvre dans votre quête pour mieux gérer le document trouvé dans votre bureau:

Établissez un système pour recevoir, examiner et stocker votre courrier quotidien.Il peut s’agir d’une simple boîte de réception assis près ou sur votre bureau.L’important est d’avoir un endroit spécifique désigné pour contenir des articles entrants.

En ce qui concerne le dépôt, n’oubliez pas le mantra que vous déposez pour récupérer.Vous ne déposez pas pour stocker. Des fichiers existent pour nous aider, pas pour nous dissuader.Assurez-vous de réposer des éléments d’une manière qui vous permettra de les récupérer rapidement et de sauver les documents qui sont vraiment nécessaires.

Jetez un œil à vos fichiers actuels.Connaissez-vous le contenu de tous vos fichiers?D’autres peuvent-ils récupérer des articles en votre absence?Sont-ils facilement accessibles avec l’espace pour une croissance future?Si vous avez répondu à l’une de ces questions, il est probable que vous deviez passer du temps à trier et à purger.

Ne soyez pas tenté par la machine à copier.Si vous enregistrez un document par voie électronique, vous n’avez probablement pas à enregistrer une copie papier.

Les bureaux et les maisons organisés stimulent la productivité, augmentent l’efficacité et vous aident à jongler avec les demandes de BATH.Au fur et à mesure que vous développez des systèmes pour vous organiser, vous pourrez transformer votre vie, pas seulement votre espace.

* Source: Marlene Caroselli, auteur de Empower Yourself